توصیه نامه تحصیلی

توصیه نامه تحصیلی (RECOMMENDATION LETTER)

یکی از ملاک‌های دانشگاه‌ها برای پذیرش دانشجویان، ارزیابی دیگران از کار، تجربه، ذکاوت و شخصیت آنها است. به همین خاطر اکثر دانشگاه‌ها برای پذیرش تحصیلات تکمیلی از دانشجویان توصیه نامه (Recommendation Letter یا Letter of Recommendation) می‌خواهند. برخی از دانشگاه‌ها قالب‌های آماده‌ای را برای نوشتن توصیه نامه تحصیلی ارائه می‌دهند، اما این قالب‌ها چندان مشخص نمی‌کنند که کمیته پذیرش روی چه موضوعاتی بیشتر تمرکز می‌کنند و چگونه توصیه نامه تحصیلی را ارزیابی می‌کنند. در این مقاله به ارائه نکاتی درباره نحوه نگارش توصیه نامه و آنچه اغلب مورد توجه کمیته پذیرش است، می‌پردازیم.

تفاوت توصیه نامه و معرفی نامه (Reference Letter)

در کنار توصیه نامه، معرفی نامه (Reference Letter یا Letter Of Reference) نیز وجود دارد. دانشگاه‌ها یکی از این دو مدرک را می‌خواهند. شاید فکر کنید که این دو یکسان هستند. حتی برخی از دانشگاه‌ها نیز چنین تصوری دارند. اما در حقیقت توصیه نامه و معرفی نامه تفاوت دارند.

• توصیه نامه را دانشگاه برای یک دوره دانشگاهی مشخص درخواست می‌کند و گاهی مستقیماً توسط استاد یا کارفرما (بدون اینکه دانشجو آن را ببیند) به دانشگاه مقصد فرستاده می‌شود. توصیه نامه باید شامل ۴۰۰-۳۰۰ واژه باشد و شخصیت، دستاوردها و توانایی‌های متقاضی را نشان دهد.
• معرفی نامه مخاطب مشخصی ندارد و اغلب توسط معرف (فردی که توصیه نامه را می‌نویسد)  به خود دانشجو داده می‌شود و دانشجو می‌تواند در آینده نیز از آن استفاده کند. معرفی نامه معمولاً با عبارت “To Whom it may Concern” یا “Dear Sir/Madam” آغاز می‌شود.

به همین دلیل اکثر دانشگاه‌ها از شما توصیه نامه می‌خواهند. زیرا نگارش آن شخصی است و در ارتباط با یک دوره دانشگاهی مشخص درباره متقاضی توضیح می‌دهد.

از چه کسی باید توصیه نامه تحصیلی درخواست کنید؟

در پاسخ باید گفت به دوره مورد نظر بستگی دارد. گاهی دانشگاه‌ها صریحاً توصیه نامه از استادها یا از استادها و کارفرماها را تقاضا می‌کنند.

اگر به توصیه نامه از یک استاد نیاز دارید، این نامه باید بر مهارت‌ها و دستاوردهای دانشگاهی شما متمرکز باشد. اگر دانشگاه از شما توصیه نامه ای از طرف یک کارفرما می‌خواهد، نامه باید بیانگر مهارت‌های مرتبط با دوره مورد نظر باشد.

هنگامی که به توصیه نامه نیاز دارید، انتخاب معرف بسیار مهم است. بهتر است که حداقل ۶ ماه از آشنایی شما با او گذشته باشد.

هرگز از این افراد تقاضای توصیه نامه نکنید:

• کسی که شما را در حدی نمی‌شناسد که سوابق دانشگاهی و کاری شما را تأیید کند
• کسی که ممکن است توصیه نامه مطلوبی برای شما ننویسد

هنگام درخواست توصیه نامه از یک استاد، کسی را ا نتخاب کنید که با او از نزدیک همکاری داشته‌اید و بیش از یک ترم تحصیلی با او در ارتباط بوده‌اید. اگر واقعاً می‌خواهید کمیته پذیرش را تحت تأثیر قرار دهید، می‌توانید از استادی که در زمینه تخصصی دوره مورد نظر تخصص دارد، توصیه نامه دریافت کنید.

هنگامی درخواست توصیه نامه از یک کارفرما، باید کسی را انتخاب کنید که بتواند اطلاعاتی را مرتبط با دوره مورد نظر ارائه دهد. برای مثال، اگر می‌خواهید برای پذیرش در یک دوره فنی-مهندسی اقدام کنید، نامه‌ای که مدیر یک شرکت فنی می‌نویسد، ارزش بیشتری از نامه یک کارفرما در شرکتی که در بخش خدمات مشتریان آن کار کرده‌اید دارد.

ساختار توصیه نامه تحصیلی

توصیه نامه یک نامه رسمی است، بنابراین نباید از دیدگاه نوآورانه و خلاقانه به آن نگریست. توصیه نامه باید به ساختار زیر پایبند باشد:

معرفی (Introduction): در این بخش، توصیه‌کننده (معرف) خود و ارتباطش با شما (استاد، کارفرما و…) و نیز نگرش کلی‌اش به شما و مدتی که شما را می‌شناسد را بیان می‌کند.

محتوا (Content): در این بخش، معرف با ذکر پس‌زمینه تحصیلی، فعالیت‌ها و ویژگی‌های شخصیتی مرتبط، استدلال می‌کند که چرا شما بهترین گزینه برای دوره مورد نظر هستید.

اختتام (Closing): در این بخش، معرف باید یک پایان‌بندی قوی اضافه کند که درخواست شما را ضمانت می‌کند و به دنبال آن عبارت پایانی استاندارد و نام و مشخصات تماس و امضا آورده شود.

رموز توصیه نامه های تأثیرگذار

۱- از معرف‌های خود بخواهید که دستاوردهای مختلف شما را بیان کنند.

اگر به چند توصیه نامه نیاز دارید، درخواست از معرف‌ها برای نوشتن درباره جنبه‌های مختلف شخصیت، دستاوردها و قابلیت‌های علمی و تحصیلی شما هوشمندانه است. برای مثال یک نامه می‌تواند بر قابلیت‌های پژوهشی متمرکز باشد و دیگری عملکرد کلاسی را مورد توجه قرار دهد.

۲- اطلاعات مرتبط را در اختیار معرف‌ها قرار دهید.

حتی اگر معرف شما را می‌شناسد، احتمالاً تمام نمرات و دستاوردهای شما را ثبت نکرده است. به همین دلیل بهتر است با در اختیار قرار دادن اطلاعات زیر، به آنها در نوشتن توصیه نامه کمک کنید:

• CV یا رزومه تحصیلی
• فهرستی از دستاوردهای تحصیلی و معدل (ها)
• فهرستی از فعالیت‌های فوق برنامه و داوطلبانه
• تاریخی که باید نامه را ارسال کنند

۳- توصیه نامه همیشه باید مثال‌هایی از آنچه انجام داده‌اید را در بر داشته باشد.

کسی که توصیه نامه را می‌نویسد نباید صرفاً مهارت‌های شما را فهرست کند، بلکه باید مثال‌هایی از چگونگی و زمان به کارگیری آنها را نیز ذکر کند. بیان اینکه شما مهارت‌های پژوهشی بالایی دارید، به تنهایی و بدون ذکر مثالی از یک پروژه پژوهشی که انجام داده‌اید، چندان مفید نخواهد بود.

۴- توصیه نامه باید پیشرفت و ارتقاء شما را نشان دهد.

از آنجایی که کمیته پذیرش در کار خود بسیار خبره هستند و هزاران درخواست را خوانده‌اند، نامه‌ای که تنها شما را ستایش می‌کند، غیرواقعی به نظرشان خواهد رسید. به همین دلیل بسیار مهم است که معرف شما درباره چگونگی پیشرفت شما با گذر زمان بنویسد. برای مثال شاید هنگامی که دوره کارشناسی را آغاز کرده‌اید، خجالتی بوده و در کلاس چندان فعال نبوده‌اید، اما پس از گذشت چند سال به تدریج به فردی سخنور تبدیل شده باشید.

۵- لحن نامه نباید زیاد خشک باشد.

همانطور که گفته شد، توصیه نامه، نامه‌ای رسمی است، اما نباید رسمیت را با خشک و بی‌روح بودن اشتباه گرفت. کمیته‌های پذیرش، توصیه نامه هایی که در عین رسمی بودن شخصی هستند را می‌پسندند. به همین دلیل توصیه نامه باید درباره شما صحبت کند و از به کار بردن جملات کلیشه‌ای که درباره هر دانشجویی قابل بیان است خودداری کند.

نمونه توصیه نامه تحصیلی انگلیسی

در زیر چند نمونه توصیه نامه تحصیلی انگلیسی را مشاهده می‌کنید:

نمونه معرفی نامه انگلیسی

در زیر دو نمونه معرفی نامه تحصیلی انگلیسی را مشاهده می‌کنید: